Car Policy

Car Policy: Kostenübernahme & Wartungspflichten – Was Unternehmen und Mitarbeiter wissen müssen

Published By

Ketty Gomez
Statistic Icon

Subject

Comment Icon

Chat

Car Policy: Kostenübernahme & Wartungspflichten – Was Unternehmen und Mitarbeiter wissen müssen

Eine gut durchdachte Car Policy ist essenziell für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellen. Zwei zentrale Aspekte, die oft in den Mittelpunkt der Diskussion rücken, sind die Kostenübernahme und die Wartungspflichten. Wie werden die Kosten für Betrieb und Instandhaltung der Fahrzeuge verteilt? Wer trägt die Verantwortung für die regelmäßige Wartung? In diesem Beitrag beleuchten wir diese Fragen im Detail und geben praktische Tipps zur Gestaltung einer fairen und effektiven Car Policy.

1. Kostenübernahme: Klarheit schafft Vertrauen

Die Kostenübernahme ist ein entscheidender Punkt in jeder Car Policy. Sie legt fest, welche Kosten vom Unternehmen und welche vom Mitarbeiter getragen werden. Hier sind die gängigsten Kostenpunkte und wie sie üblicherweise geregelt werden:

a) Kraftstoffkosten

Die meisten Unternehmen übernehmen die Kraftstoffkosten für dienstliche Fahrten. Für private Fahrten wird häufig eine Kostenbeteiligung des Mitarbeiters vereinbart. Einige Unternehmen stellen Tankkarten zur Verfügung, die nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen. Alternativ können Kilometerpauschalen vereinbart werden, um private von beruflichen Fahrten zu trennen.

b) Versicherung

Firmenfahrzeuge sind in der Regel über das Unternehmen versichert. Die Car Policy sollte genau festlegen, welche Versicherungsarten (z.B. Haftpflicht, Vollkasko) abgedeckt sind und ob es einen Selbstbehalt im Schadensfall gibt. Für private Fahrten kann es sinnvoll sein, eine zusätzliche Versicherung abzuschließen.

c) Steuern und Abgaben

Alle mit dem Fahrzeug verbundenen Steuern und Abgaben werden üblicherweise vom Unternehmen getragen. Dazu gehören die Kfz-Steuer und Gebühren für die Zulassung.

d) Reparaturen und Verschleiß

Die Kosten für Reparaturen und Verschleißteile (z.B. Reifen, Bremsen) werden in der Regel vom Unternehmen übernommen. In manchen Fällen wird jedoch eine Kostenbeteiligung des Mitarbeiters bei übermäßigem Verschleiß oder unsachgemäßer Nutzung festgelegt.

2. Wartungspflichten: Wer macht was?

Die Wartungspflichten in einer Car Policy definieren, wer für die Instandhaltung der Fahrzeuge verantwortlich ist und wie oft Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen. Klare Regelungen vermeiden Missverständnisse und gewährleisten die Verkehrssicherheit der Fahrzeuge.

a) Regelmäßige Inspektionen

Die Car Policy sollte festlegen, wie oft Inspektionen durchgeführt werden müssen und wer dafür zuständig ist. Üblicherweise übernimmt der Mitarbeiter die Terminvereinbarung und bringt das Fahrzeug zur Inspektion, während das Unternehmen die Kosten trägt. Einige Unternehmen nutzen Flottenmanagement-Dienstleister, die diese Aufgaben zentral koordinieren.

b) Pflege und Reinigung

Während das Unternehmen die technische Wartung übernimmt, ist es üblich, dass Mitarbeiter für die Sauberkeit und grundlegende Pflege des Fahrzeugs sorgen. Dazu gehört das regelmäßige Waschen und die Innenreinigung.

c) Schadensmeldung

Eine klare Regelung zur Schadensmeldung ist unerlässlich. Mitarbeiter sollten verpflichtet sein, Schäden unverzüglich zu melden, damit Reparaturen schnellstmöglich durchgeführt werden können. Die Car Policy sollte zudem festlegen, welche Schäden der Mitarbeiter selbst zu tragen hat, insbesondere bei Eigenverschulden.

3. Sonderregelungen für Elektrofahrzeuge

Mit der zunehmenden Verbreitung von Elektrofahrzeugen ergeben sich neue Herausforderungen in der Car Policy. Hier sind einige zusätzliche Punkte, die berücksichtigt werden sollten:

a) Ladekosten

Die Übernahme von Ladekosten sollte klar geregelt sein. Viele Unternehmen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, zu Hause aufzuladen und die Stromkosten zu erstatten. Alternativ können öffentliche Ladestationen genutzt werden, die über eine Firmen-Ladekarte abgerechnet werden.

b) Wartung und Batterielebensdauer

Elektrofahrzeuge haben andere Wartungsanforderungen als Verbrennerfahrzeuge. Die Car Policy sollte festlegen, wer für den Austausch der Batterie oder andere spezifische Wartungsarbeiten verantwortlich ist.

Klare Regelungen schaffen Fairness und Transparenz

Eine gut formulierte Car Policy sorgt für klare Verhältnisse bei der Kostenübernahme und den Wartungspflichten. Sie schützt sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter vor unangenehmen Überraschungen und schafft eine Basis für eine effiziente und faire Nutzung der Firmenfahrzeuge. Durch die Berücksichtigung spezifischer Anforderungen – insbesondere im Kontext neuer Technologien wie Elektrofahrzeuge – können Unternehmen ihre Car Policy zukunftssicher gestalten.

Für weitere Fragen zum Thema Car Policy und Furkmarkmanagement stehen wir Ihnen hier gerne zur Verfügung!

Weitere Informationen erhalten Sie hier

Carvion GmbH

Franz-Haniel-Platz 1a
47199 Duisburg

service@carvion.de

+49 (0) 152 314 700 00

Flottenmanagement

Fuhrparkmanagement

Leasingrückgaben

Schadensmanagement

This is some text inside of a div block.
This is some text inside of a div block.

Heading

Published By

Ketty Gomez
Statistic Icon

Subject

Comment Icon

Chat

Car Policy: Kostenübernahme & Wartungspflichten – Was Unternehmen und Mitarbeiter wissen müssen

Eine gut durchdachte Car Policy ist essenziell für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellen. Zwei zentrale Aspekte, die oft in den Mittelpunkt der Diskussion rücken, sind die Kostenübernahme und die Wartungspflichten. Wie werden die Kosten für Betrieb und Instandhaltung der Fahrzeuge verteilt? Wer trägt die Verantwortung für die regelmäßige Wartung? In diesem Beitrag beleuchten wir diese Fragen im Detail und geben praktische Tipps zur Gestaltung einer fairen und effektiven Car Policy.

1. Kostenübernahme: Klarheit schafft Vertrauen

Die Kostenübernahme ist ein entscheidender Punkt in jeder Car Policy. Sie legt fest, welche Kosten vom Unternehmen und welche vom Mitarbeiter getragen werden. Hier sind die gängigsten Kostenpunkte und wie sie üblicherweise geregelt werden:

a) Kraftstoffkosten

Die meisten Unternehmen übernehmen die Kraftstoffkosten für dienstliche Fahrten. Für private Fahrten wird häufig eine Kostenbeteiligung des Mitarbeiters vereinbart. Einige Unternehmen stellen Tankkarten zur Verfügung, die nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen. Alternativ können Kilometerpauschalen vereinbart werden, um private von beruflichen Fahrten zu trennen.

b) Versicherung

Firmenfahrzeuge sind in der Regel über das Unternehmen versichert. Die Car Policy sollte genau festlegen, welche Versicherungsarten (z.B. Haftpflicht, Vollkasko) abgedeckt sind und ob es einen Selbstbehalt im Schadensfall gibt. Für private Fahrten kann es sinnvoll sein, eine zusätzliche Versicherung abzuschließen.

c) Steuern und Abgaben

Alle mit dem Fahrzeug verbundenen Steuern und Abgaben werden üblicherweise vom Unternehmen getragen. Dazu gehören die Kfz-Steuer und Gebühren für die Zulassung.

d) Reparaturen und Verschleiß

Die Kosten für Reparaturen und Verschleißteile (z.B. Reifen, Bremsen) werden in der Regel vom Unternehmen übernommen. In manchen Fällen wird jedoch eine Kostenbeteiligung des Mitarbeiters bei übermäßigem Verschleiß oder unsachgemäßer Nutzung festgelegt.

2. Wartungspflichten: Wer macht was?

Die Wartungspflichten in einer Car Policy definieren, wer für die Instandhaltung der Fahrzeuge verantwortlich ist und wie oft Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen. Klare Regelungen vermeiden Missverständnisse und gewährleisten die Verkehrssicherheit der Fahrzeuge.

a) Regelmäßige Inspektionen

Die Car Policy sollte festlegen, wie oft Inspektionen durchgeführt werden müssen und wer dafür zuständig ist. Üblicherweise übernimmt der Mitarbeiter die Terminvereinbarung und bringt das Fahrzeug zur Inspektion, während das Unternehmen die Kosten trägt. Einige Unternehmen nutzen Flottenmanagement-Dienstleister, die diese Aufgaben zentral koordinieren.

b) Pflege und Reinigung

Während das Unternehmen die technische Wartung übernimmt, ist es üblich, dass Mitarbeiter für die Sauberkeit und grundlegende Pflege des Fahrzeugs sorgen. Dazu gehört das regelmäßige Waschen und die Innenreinigung.

c) Schadensmeldung

Eine klare Regelung zur Schadensmeldung ist unerlässlich. Mitarbeiter sollten verpflichtet sein, Schäden unverzüglich zu melden, damit Reparaturen schnellstmöglich durchgeführt werden können. Die Car Policy sollte zudem festlegen, welche Schäden der Mitarbeiter selbst zu tragen hat, insbesondere bei Eigenverschulden.

3. Sonderregelungen für Elektrofahrzeuge

Mit der zunehmenden Verbreitung von Elektrofahrzeugen ergeben sich neue Herausforderungen in der Car Policy. Hier sind einige zusätzliche Punkte, die berücksichtigt werden sollten:

a) Ladekosten

Die Übernahme von Ladekosten sollte klar geregelt sein. Viele Unternehmen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, zu Hause aufzuladen und die Stromkosten zu erstatten. Alternativ können öffentliche Ladestationen genutzt werden, die über eine Firmen-Ladekarte abgerechnet werden.

b) Wartung und Batterielebensdauer

Elektrofahrzeuge haben andere Wartungsanforderungen als Verbrennerfahrzeuge. Die Car Policy sollte festlegen, wer für den Austausch der Batterie oder andere spezifische Wartungsarbeiten verantwortlich ist.

Klare Regelungen schaffen Fairness und Transparenz

Eine gut formulierte Car Policy sorgt für klare Verhältnisse bei der Kostenübernahme und den Wartungspflichten. Sie schützt sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter vor unangenehmen Überraschungen und schafft eine Basis für eine effiziente und faire Nutzung der Firmenfahrzeuge. Durch die Berücksichtigung spezifischer Anforderungen – insbesondere im Kontext neuer Technologien wie Elektrofahrzeuge – können Unternehmen ihre Car Policy zukunftssicher gestalten.

Für weitere Fragen zum Thema Car Policy und Furkmarkmanagement stehen wir Ihnen hier gerne zur Verfügung!

Weitere Informationen erhalten Sie hier

Carvion GmbH

Franz-Haniel-Platz 1a
47199 Duisburg

service@carvion.de

+49 (0) 152 314 700 00

Flottenmanagement

Fuhrparkmanagement

Leasingrückgaben

Schadensmanagement

Our recent blogs

Car Policy: Dienstreisen ins Ausland & Verhaltensregeln

Car Policy
Car Policy: Rückgabebedingungen & Ersatzfahrzeuge – Alles, was Sie wissen müssen

Car Policy
Car Policy: Versicherung & Schäden – Alles, was Sie wissen müssen

Car Policy
Car Policy: Kostenübernahme & Wartungspflichten – Was Unternehmen und Mitarbeiter wissen müssen

Car Policy
Car Policy: Privatnutzung und Führerscheinkontrolle – Was Unternehmen beachten müssen

Car Policy
Car Policy: Fahrzeugkategorie & Umweltkriterien

Car Policy
Car Policy: Zweck und Geltungsbereich – Ein Leitfaden für Unternehmen

Car Policy
Dienstwagenrichtlinie 2.0: So sieht eine moderne Car Policy aus

Car Policy
Car Policy: Was steckt dahinter?

Car Policy
ISO 15118: Der Schlüssel zu einer zukunftssicheren Wallbox für Elektroautos

Elektromobilität
Elektro oder Hybrid Firmenwagen: Welche Wahl ist besser für dein Unternehmen?

Elektromobilität
Elektro-Firmenwagen: Ein vollständiger Leitfaden zu den Stromkosten und deren Optimierung

Elektromobilität
Elektroauto als Firmenwagen: Alles, was Sie über das E-Auto als Dienstwagen wissen müssen

Elektromobilität
Elektro oder Diesel? Welche Wahl für den Firmenwagen ist besser für Ihren Fuhrpark?

Elektromobilität
Fuhrparkmanagement und Halterhaftung: Was Unternehmer wissen müssen

Fuhrparkmanagement
Effizientes Fuhrparkmanagement in der Ära der Elektromobilität: Der beste Weg zur E-Flotte

Fuhrparkmanagement
Excel im Fuhrparkmanagement: Effiziente Tools und Tipps von unseren Flottenprofis

Fuhrparkmanagement
Effizient starten: Tipps für den Einstieg ins digitale Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement
UVV-Prüfung leicht erklärt: Wichtige Tipps für eine sichere und rechtskonforme Durchführung

Fuhrparkmangement
Führerscheinkontrolle am Arbeitsplatz: Rechte, Pflichten und praktische Lösungen

Fuhrparkmanagement
Flottenversicherung für Privatpersonen: Warum ein Flottentarif die klügere Wahl ist und wie Sie Kosten sparen können

Versicherung
Fuhrparkmanagement leicht gemacht: Abschreibung und Bilanz im Überblick

Fuhrparkmanagement
Optimale Fahrzeugübergabe: Leitfaden für ein Protokoll bei Firmenwagen

Firmenwagen
Effizientes Flottenmanagement: Wie sinnvoll ist das Fuhrpark-Outsourcing wirklich?

Flottenmanagement
Effektives Schadenmanagement im Fuhrpark: So behalten Sie die Kontrolle

Schadenmanagement
COC Auto: Was Sie über das Certificate of Conformity wissen sollten

CoC
Gemeinschaftsfahrzeuge statt Dienstwagen: Warum Poolfahrzeuge die bessere Wahl sein können

Dienstwagen
Dienstwagen: So wird der geldwerte Vorteil berechnet und optimiert

Dienstwagen
Elektronische Führerscheinkontrolle: Alles, was Sie wissen müssen

Führerscheinkontrolle
Digitales Schadenmanagement: Effizienz und Innovation im Flottenmanagement

Schadenmanagement
CoC-Dokumente: Alles, was Sie wissen müssen über die Bescheinigung der Konformität

CoC-Dokumente
Mobilitätspauschale: Ein Leitfaden für Unternehmen im Flottenmanagement und Fuhrparkmanagement

Flottenmanagement
Poolfahrzeug-Vereinbarung: Wichtige Inhalte für ein effektives Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement
Fuhrparkmanagement-Ausbildung: So werden Sie ein zertifizierter Fuhrparkmanager im Flottenmanagement

Fuhrparkmanagement
Effizienzsteigerung und Kostenvorteile: Warum das Auslagern der Fuhrparkverwaltung sinnvoll ist

Fuhrparkmanagement
Fuhrparkmanagement 2025: Die wichtigsten Trends und Innovationen im Flottenmanagement

Fuhrparkmanagement
Was kostet ein Firmenwagen wirklich? Ein Leitfaden für effizientes Fuhrpark- und Flottenmanagement

Dienstwagen
Aktives vs. Passives Fuhrparkmanagement: Wie Sie Ihre Flotte optimal steuern

Fuhrparkmanagement
Dienstwagen-UVV-Prüfung: Alles, was Fuhrparkmanager für ein sicheres Flottenmanagement wissen müssen

Dienstwagen
Zukunft des Flottenmanagements: Die wichtigsten Trends im Fuhrparkmanagement 2025

Flottenmanagement
TCO-Optimierung im Flottenmanagement: So reduzieren Sie die Gesamtkosten Ihres Fuhrparks

Fuhrparkmanagement
Dienstwagen UVV: Alles, was Sie über die Unfallverhütungsvorschriften wissen müssen

Dienstwagen
Multibit Leasing: Ein detaillierter Überblick über ein innovatives Modell

Leasing
Wann lohnt sich ein Firmenwagen? Ein umfassender Leitfaden

Dienstwagen
Dienstwagen-Gehaltsumwandlung: Ein Leitfaden für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Dienstwagen
Effiziente Fahrzeugbeschaffung im Fuhrparkmanagement: Strategien und Tipps

December 13, 2024

Fahrzeugbeschaffung
Wie effizient ist Ihr Fuhrpark? – Auslastung und Optimierung im Fuhrparkmanagement

December 16, 2024

Fuhrparkmanagement
Fuhrparkkosten senken: Effiziente Strategien für ein erfolgreiches Flottenmanagement

December 13, 2024

Fuhrpark
Diese Kosten fallen im Fuhrpark an – Ein Überblick für effizientes Flottenmanagement

December 9, 2024

Fuhrparkmanagement
Flottenmanagement: Analog oder Digital

December 2, 2024

Fuhrparkmanagement
Software-Lösungen im Vergleich: Dokumentenverwaltung im Fuhrpark

November 20, 2024

Fuhrparkmanagement
Flottenmanagement: Lokal oder in der Cloud?

November 18, 2024

Flottenmanagement
Lokale Softwarelösungen: Vor- und Nachteile im Flottenmanagement

November 11, 2024

Software & APPs
Fahrzeugverwaltung per APP

November 5, 2024

Software & APPs
Einführung in das Fuhrparkmanagement

October 14, 2024

Fuhrparkmanagement